• 複合機(コピー機)はリースにすべき?それともレンタル?

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複合機のリースとレンタル

複合機(コピー機)はオフィス環境に欠かせない設備の1つです。しかし、複合機(コピー機)は新品だと100万円ほど、機種によっては500万円近くするものも。正直、新品で導入するには初期費用のかかりすぎる設備なのです。

そこで気になるのが複合機(コピー機)の”リース契約”と”レンタル”。どちらも複合機(コピー機)を業者から貸与される契約のことで、新品で購入するよりも初期費用をグッと抑えられます。ただ、それぞれ細かな部分には違いが。

そこで、今回は複合機(コピー機)の初期費用を抑えるために”リース契約”にするべきか、”レンタル”にするべきかをご説明しましょう。リース契約とレンタルのメリット・デメリット、判断基準についてまとめていますのでぜひ参考にしてください。

1.複合機(コピー機)のリース契約とは

複合機(コピー機)の導入方法として”リース契約”はよく耳にすると思います。しかし、いざ詳しい内容を聞かれると、あまりよくは知らないもの。では、複合機(コピー機)のリース契約とはどのような内容なのか、詳しくご紹介しましょう。

リース契約の仕組み

リース契約とは”顧客の選んだ物件を、リース会社が代わりに取得して長期貸与する”というもの。ここでの”物件”とは複合機(コピー機)のことで、リース契約における契約期間は3年から8年ほどと年単位なのが一般的とされます。

リース契約では、顧客は月々の”リース料金”をリース会社に支払うだけ。物件の購入費や設置費など、いわゆる”初期費用”のすべてをリース会社が肩代わりしてくれています。その代わりに、年単位での長期契約をするという訳です。

リースと同時に”保守契約”も

リース契約では同時に”保守契約”も結ぶのが一般的です。保守契約とは物件の状態を維持するために必要な、メンテナンスなどの業務を業者に委託する契約のこと。保守契約の期間中は点検、修理などを業者に丸投げできるのです。

また、保守契約の内容によってはトナー代(インク代)まで含まれていることも。例えば、カウンター保守であれば、”1枚印刷するごとにいくら”のように印刷枚数に応じた料金設定に。業者ごとに内容は異なるので確認しておくといいです。

2.複合機(コピー機)のレンタルとは

実際、複合機(コピー機)の導入方法としては”購入”または”リース契約”のどちらかが主流です。では、なぜ複合機(コピー機)の導入方法として”レンタル”があるのか。レンタルとなどのような内容なのか、詳しくご説明しましょう。

レンタルの仕組み

レンタルとは”レンタル業者の提供する物件の範囲から、顧客がすきな物件を選んで短期貸与される”というもの。リース契約と同様に、ここでの”物件”とは複合機(コピー機)のこと。レンタル期間は最短1日から数カ月単位です。

レンタルではリース契約のような保守契約はありません。というのも、レンタル期間中のトナー代、メンテナンスなどはすべて ”レンタル料金”に含まれているため。レンタル会社に管理を丸投げでき、顧客はただ複合機を利用するだけです。

レンタルの活用シーン

複合機(コピー機)のレンタルの活用シーンを以下にまとめてみました。

  • 数日…イベント会場、国際会議
  • 1週間…セミナー、株主総会
  • 1カ月…予備校(進学塾)、選挙事務所
  • 6カ月…短期プロジェクト
  • 1年間…工事現場

上記のように、複合機(コピー機)のレンタルはあくまで”短期間”での利用のためのもの。もちろん、年単位での契約もできますが、基本的には1年以内です。もし、長期契約をするのなら、レンタルよりも”リース契約”が選ばれます。

3.リース契約のメリット

複合機のリースとレンタル

リース契約とは”顧客の選んだ複合機(コピー機)を、リース会社が代わりに購入して3年から8年間と長期貸与する”というものでした。では、複合機(コピー機)をリース契約したときに考えられる、メリットについてご紹介しましょう。

リース料金は経費扱いに

リース契約にかかるリース料金は”経費扱い”にできます。

というのも、リース契約における物件(複合機)の所有権はリース会社にあります。その為、複合機(コピー機)を購入したときのような固定資産税、減価償却の手続きはありません。顧客は”リース料金”をリース会社に支払うだけ。

リース契約ではあくまでリース会社から、複合機(コピー機)を貸与されている状態です。つまり、会計処理すべきものは、経費扱いとなる月々のリース料金のみ。月々の会計処理を、ちょっとだけ簡単にできるのはメリットと言えます。

初期費用がほぼかからない

リース契約では月々のリース料金以外はほぼかかりません。

先述した通り、リース契約で導入する複合機(コピー機)は、あくまでリース会社から貸与されたものです。複合機(コピー機)の購入はもちろん、設置などもリース会社が行うもの。購入するときにかかる”初期費用”は必要ありません。

もし、複合機(コピー機)を新品で購入すると本体価格に100万円前後、設置設定費に10万円ほど。初期費用だけで110万円ほどはかかる訳です。機種によっては500万円近くするものもあり、初期費用は無視できない金額です。

月々の料金を抑えられる

リース契約にすると月々のリース料金だけで利用できます。

リース契約では月々の”リース料金”をリース会社に支払うだけ。大抵は保守料金も一緒に契約するので、リース料金に含まれています。月々のリース料金さえ支払っておけば、本当の意味で複合機の管理を業者に丸投げできるのです。

また、リース契約は3年から8年が一般的な”長期契約”。長期契約なだけに月々のリース料金は抑えめに、少なくともレンタル料金よりは低く設定されています。少しでも長く、安く導入するのならリース契約はお得な選択肢ということです。

新品の機種から選べる

リース契約では新品の機種から好きなものを選べます。

リース契約とは”顧客の選んだ物件をリース会社が代わりに取得する”とのことでした。リース会社は代わりに購入するだけ、複合機(コピー機)のメーカーや機種には縛りがありません。複合機(コピー機)の選択肢の幅はとても広いです。

主要メーカーだけでもキヤノンにリコー、富士ゼロックスにコニカミノルタ、シャープや東芝など。当然、メーカーによって特徴は様々で、印刷速度の速いもの、印刷品質の高いものなど。オフィス環境や用途に合わせて選べるのは魅力的です。

4.リース契約のデメリット

月々のリース料金だけで利用でき、新品の機種から好きに選べる”リース契約”。一見するとメリットばかりに思えますが、知っておくべきデメリットがいくつかあります。では、複合機(コピー機)をリース契約するデメリットを見ていきましょう。

途中解約できない

リース契約では”原則:途中解約”はできません

というのも、リース契約では顧客の選んだ複合機(コピー機)の購入代金を、リース会社が肩代わりしている状態です。リース会社は購入代金を分割に、さらに利益を上乗せしたものを”リース料金”として年単位で長期契約しています。

もし1,2カ月で解約されたら、リース会社にだけ損失(購入代金)が残ることに。その為、リース契約では期間中の途中解約ができないよう明記されています。もし途中解約できたとしても、高額な違約金の発生するのが一般的です。

機器の所有権はない

リース契約では機器の所有権は顧客側にはありません。

リース契約で複合機(コピー機)の本体代金や、設置費などを支払っているのはリース会社です。この時点で、複合機(コピー機)の所有権はリース会社に。リース期間が満了したら、複合機(コピー機)は返却する必要があります。

ただ、大抵はリース期間の満了する半年前に、リース会社から”再リース”または”物件の入れ替え”の提案がされます。再リースとはこれまでよりお得なリース料金で契約できるもの。物件の入れ替えとは、新しい機種で契約し直すことです。

利用には審査がある

リース契約でもっとも注意したいのが”審査がある”ことです。

リース契約ではリース会社が複合機(コピー機)を購入する、つまり”リスク”を背負います。もし、リース契約から1,2カ月で顧客が倒産でもしたら、ただリース会社の損益に。リース会社としても優良な顧客とだけ契約を結びたいものです。

だからこそ、リース契約の前には、リース会社からの審査があります。顧客の会社の運営状況はどうか、クレジットカードの未払いはないかなど。リース会社の定める審査基準を満たしていなければ、リース契約を断られるので注意しましょう。

5.レンタルのメリット

複合機のリースとレンタル

途中解約ができない、機器の所有権がないなどリース契約にはいくつかのデメリットが。メリットとデメリットの両方を比較した上で、導入するか検討することが重要です。では、複合機(コピー機)のレンタルのメリットについてご紹介しましょう。

短期間だけ利用できる

レンタルでは短期間だけの利用ができます。

レンタル業者によっては最短1日から、大抵は1週間や1カ月単位から利用が可能です。イベント会場やセミナー、短期プロジェクトなどは短期間だけにもの。短期間の利用のために、複合機(コピー機)を購入するのは大変です。

その点、レンタルであれば最短1日から、必要な日数分だけ複合機(コピー機)を導入することが。複合機(コピー機)の設置から撤去、管理までレンタル業者が行ってくれるので、顧客側はただ利用するだけと手間はかかりません。

固定資産税などはかからない

レンタルでは固定資産税などの手続きは不要です。

リース契約と同様に、レンタルにおける複合機(コピー機)はレンタル会社の所有物なため。顧客側はレンタル会社に”レンタル料金”を支払うだけと。固定資産税や減価償却などの必要はなく、会計処理の手間もほとんどかかりません。

もちろん、レンタル料金は”経費扱い”として会計処理できます。どんなオフィスでも経費の処理は徹底しているはず。複合機(コピー機)のレンタルは短期間ではありますが、ある程度のまとまった金額になるので経費の処理は必要です。

利用には審査がない

レンタルの利用には審査はありません。

レンタルできる複合機(コピー機)は、すでにレンタル会社が所有している機種のみです。つまり、レンタル会社はすでに機種を購入し、あとは貸与先を探しているだけ。リース契約のような、短期利用によるリスクがほぼない状態です。

だからこそ、レンタルでは最短1日から1週間、1カ月単位と短期間だけの利用ができます。ただし、あまりにも経営状況に不安がある、または社会的に信用できない状態だと、レンタル会社によっては利用を拒否される可能性はあります。

6.レンタルのデメリット

利用に審査がなく、最短1日からと短期間だけ利用できる”レンタル”。メリットが多いように感じるかもしれませんが、細かく調べてみるといくつかのデメリットが。では、複合機(コピー機)をレンタルしたときのデメリットを見ていきましょう。

月々の支払いは高め

レンタルでは月々のレンタル料金は高めに設定されています。

レンタルとは最短1日から、1週間や1カ月単位とあくまで短期間での利用です。短期間の契約で利益を上げるには、どうしても料金の単価を上げる必要があります。契約期間が短いほど単価は高く、反対に長いほど安くなる傾向に。

また、複合機(コピー機)の機種が新しいものほど高く、古いものほど安くなります。ただ、レンタル料金はレンタル会社によって設定は様々です。一概に傾向は当てはまらないので、実際にレンタル会社から見積もりを取るのがいいでしょう。

最新機種からは選べない

レンタルではまず最新機種からは選べません。

レンタルで選べる複合機(コピー機)は、あくまでレンタル会社が所有している範囲から。レンタル会社は複合機(コピー機)の買い替えをあまり行いません。正直、所有している機種は新しくても2,3年前、古いものだと10年前のものも。

印刷にコピー、ファックスと基本機能のみであれば古い機種でも十分です。しかし、流行りの”モバイル連携”や、最新のセキュリティなどを求めるなら難しいことに。仮に最新機種があっても、すでに他の顧客がレンタルしていることもあります。

引取りに費用のかかることも

レンタルでは引取り(撤去)に別途で費用のかかることがあります。

基本的に複合機(コピー機)のレンタルでは、設置から管理、撤去までレンタル料金に含まれています。しかし、レンタル会社によってはあえて撤去費用を別途にしているところも。契約書に小さく明記し、撤去時まで説明のないことも。

複合機(コピー機)の撤去費用は2万円から5万円ほど、もし知らなかったとしたら結構な出費です。あくまで一部のレンタル会社なので、基本的に気にする必要はありません。ただ、万が一もあるので契約時に確認しておくと安心です。

7.リース契約とレンタルの違い

複合機のリースとレンタル

ここまで、複合機(コピー機)の”リース契約”と”レンタル”のメリット・デメリットについてご紹介してきました。どちらも良いところもあれば、気になるところも。では、結局のところリース契約とレンタルの違いはどんなところにあるのでしょう。

会計上の違い

リース契約とレンタルは、一見すると会計上は同じに思われますが、細かくチェックすると違います。例えば、リース契約は会計上の”資産計上(オンバランス)”に近いものが。数年単位と中長期的に会計処理する必要があります。

対して、レンタルは”経費処理(オフバランス)”そのものです。レンタルは単純に複合機(コピー機)を貸与されるだけ、短期的な会計処理で済みます。ただ、あくまで感覚的な違いでしかないので、あまり気にしなくても大丈夫です。

契約期間の違い

複合機(コピー機)のリース契約とレンタルで、もっとも違いのでるのは”契約期間”です。リース契約の契約期間は3年から8年と、長期的な契約が一般的に。期間中は”原則:途中解約”はできないので、計画的な契約が必須です。

反面、レンタルは最短1日から、1週間や1カ月単位での短期的な契約に。リース契約とは違って途中解約も、途中延長も自由にできます。イベント会場や短期プロジェクトなど、短期的な利用にはとても便利な選択肢です。

対象機種の違い

リース契約とレンタルの違いとしては、選べる”対象機種”にも。リース契約では”顧客の選んだ複合機(コピー機)を、リース会社が代わりに購入”します。つまり、顧客側はメーカーや機種にかかわらず、好きなものを選べる訳です。

その点、レンタルではレンタル会社がすでに所有している機種から選ぶことに。大抵は5年以上経過している中古機種、新しくても2,3年前の機種です。最新機種、最新機能を求めるのならレンタルだとちょっと難しいと言えます。

保守費用の違い

リース契約とレンタルでは、”保守費用”にも違いがあります。リース契約ではリース料金に含まれていない限りは、”保守契約”を結ぶので保守費用がかかります。カウンター保守やキット保守、スポット保守などいくつかの種類が。

レンタルでは複合機(コピー機)の所有権はレンタル会社に。当然、所有者であるレンタル会社が、トナー代やメンテナンスなど保守費用を負担します。大抵はレンタル料金に加算されているので、顧客は気にする必要がありません。

月額料金の違い

複合機(コピー機)のリース契約とレンタルには、”月額料金”にも違いが。リース契約は長期契約なだけに、月々のリース料金は低く設定されています。契約内容や機種にもよりますが、月々1万円から2万円ほどが相場です。

反対に、レンタルは短期契約なので、リース契約と比較するとどうしても月々のレンタル料金は割高に。特に、契約期間が短いほど高くなる傾向にあります。1週間だと3万円、1カ月だと2万円、6カ月だと1万円ほどのようにです。

8.リース契約かレンタルかの判断基準

会計上や契約期間、対象機種や保守費用など、リース契約とレンタルには様々な違いが。正直、「結局のところどっちにすべき?」と悩んでしまいます。そこで、最後にリース契約かレンタルのどちらにすべきか判断基準をご紹介しましょう。

判断基準は”利用期間”

ここまで、複合機(コピー機)のリース契約とレンタルの違いをまとめてきましたが、判断基準としては”利用期間”のみ。というのも、複合機(コピー機)のリース契約は3年から8年と、あくまで長期契約を想定して設定されているため。

反対に、レンタルは最短1日から最長1年ほどと、短期契約を想定して設定されているためです。つまり、単純に3年以上利用するなら”リース契約”を、数日や数週間程度の利用であれば”レンタル”を選ぶのがおすすめと言えます。

”中古”が合っていることも

今回はあくまでリース契約かレンタルの2択での比較でした。しかし、複合機(コピー機)の導入方法には、リース契約やレンタルの他に、”中古”という選択肢もあります。中古であれば新品の半値以下と、格安で導入できることも。

リース契約やレンタルには、契約期間や月々のリース料金(レンタル料金)など”制約”があります。その点、中古で購入してしまえば、所有権は顧客側にありどう運用するかは自由に。中古についても、1度は検討しておくのがいいです。

9.まとめ

複合機のリースとレンタル

今回は、複合機(コピー機)の導入方法として”リース契約”と”レンタル”の違いについてまとめてみました。

リース契約とレンタルの違いは以下の5つ。

  • 会計上の違い
  • 契約期間の違い
  • 対象機種の違い
  • 保守費用の違い
  • 月額料金の違い

特に、リース契約とレンタルでは”契約期間”に大きな違いが。というのも、リース契約は3年から8年と、長期契約を想定したもの。反対に、レンタルは最短1年から最長1年ほどと、あくまで短期契約を想定して設定されているものなのです。

もし、リース契約かレンタルかで迷っているのなら、想定する”利用期間”で決めるのがいいでしょう。3年以上と長期間利用するなら”リース契約”を、数日から数カ月と短期間だけの利用なら”レンタル”を選ぶとおよそ間違いありません。

ぜひ、リース契約とレンタルの違いを理解した上で、複合機(コピー機)の導入方法を検討してみてください。